Abrechnung Alltagsbegleitung: Drei Fehler, die Alltagsbegleiter immer wieder machen

Rechnungen, die von der Pflegekasse gekürzt oder zurückgewiesen werden, haben selten exotische Gründe. In der Praxis sind es fast immer dieselben drei Fehler – und alle drei sind vermeidbar.

Fehler 1: Der Leistungsnachweis ist unvollständig

Der häufigste Grund für Rückfragen. Fehlt die Unterschrift des Klienten, das Datum, die Uhrzeit oder die konkrete Leistungsbeschreibung, ist der Nachweis für die Kasse nicht prüfbar – und wird nicht anerkannt.

Auf den Nachweis gehören immer:

• Name des Klienten und der betreuenden Person
• Datum, Beginn und Ende des Einsatzes
• Die erbrachte Leistung – konkret, nicht nur „Betreuung“
• Unterschrift des Klienten oder einer bevollmächtigten Person

So vermeidest du ihn: Den Nachweis direkt beim Einsatz abschließen, nicht Tage später aus dem Gedächtnis. Ein digitaler Leistungsnachweis mit E-Unterschrift erzwingt die Pflichtfelder und lässt sich gar nicht erst unvollständig speichern.

Fehler 2: Das Budget ist längst ausgeschöpft

Der Entlastungsbetrag nach §45b SGB XI beträgt 131 Euro im Monat. Nicht verbrauchte Beträge lassen sich ins Folgejahr übertragen – aber nur bis zum 30. Juni, danach verfallen sie.

Wer erst am Monatsende merkt, dass das Budget eines Klienten leer ist, hat die Leistung bereits erbracht. Dann bleibt nur noch die Privatrechnung an den Klienten – ein unangenehmes Gespräch, das niemand führen möchte.

So vermeidest du ihn: Den Budgetstand vor der Einsatzplanung prüfen, nicht danach. Und rechtzeitig klären, ob weitere Töpfe wie die Verhinderungspflege nach §39 infrage kommen. Wie du reagierst, wenn der Topf leer ist, steht im Beitrag §45b-Budget ausgeschöpft.

Fehler 3: Die Leistung ist nicht anerkennungsfähig

Über den Entlastungsbetrag dürfen nur Leistungen abgerechnet werden, die als Angebot zur Unterstützung im Alltag nach §45a SGB XI nach Landesrecht anerkannt sind. Die Anerkennung regelt jedes Bundesland in einer eigenen Verordnung – und sie ist an dein Leistungsangebot gebunden, nicht an den einzelnen Einsatz.

Typische Stolperfalle: Leistungen, die in den Bereich der körperbezogenen Pflege hineinreichen. Die gehören zur Pflegesachleistung und lassen sich nicht über §45b abrechnen – auch dann nicht, wenn der Klient sie gerne hätte.

So vermeidest du ihn: Einen sauberen Leistungskatalog pflegen, in dem hinterlegt ist, welche Leistung über welchen Topf läuft. Was nicht im Katalog steht, wird auch nicht abgerechnet.

Was diese drei Fehler gemeinsam haben

Keiner davon entsteht bei der Abrechnung. Alle drei entstehen vorher – bei der Planung, beim Einsatz und beim Nachweis. Wer sie erst am Monatsende entdeckt, kann sie nur noch verwalten, nicht mehr verhindern.

Genau dafür ist myDispo gebaut: Leistungskatalog, Budgetstand, Einsatzplanung und digitaler Leistungsnachweis hängen zusammen. Die Sammelrechnung am Monatsende ist dann nur noch das Ergebnis – und nicht die Stelle, an der die Probleme auffallen.

Ob du für die Abrechnung überhaupt eine DTA-Anbindung brauchst, klären wir im Beitrag DTA-Abrechnung – sinnvoll oder überflüssig?