DSGVO Dokumentation Alltagsbegleitung
DSGVO-Dokumentation in der Alltagsbegleitung – Pflichten kompakt
Auch als Soloselbstständige in der Alltagsbegleitung bist du voll DSGVO-pflichtig. Welche Dokumente du brauchst – und welche Software-Anforderungen daraus folgen.
Gilt die DSGVO auch für Soloselbstständige?
Ja. Sobald du personenbezogene Gesundheitsdaten verarbeitest – und das tust du bei jedem Klienten – greift Art. 9 DSGVO. Die Größe deines Betriebs ist irrelevant. Ein Bußgeld kann bis zu 4 % des Jahresumsatzes betragen.
Welche Dokumente musst du vorhalten?
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
- Datenschutz-Folgenabschätzung für die Klientenakte
- Einwilligungserklärungen der Klienten (bzw. Betreuer)
- Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Software-Anbietern
- Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Datenschutzerklärung für Website / Klientenkontakte
Aufbewahrungsfristen
- Leistungsnachweise: 10 Jahre (steuerlich)
- Klientendaten nach Vertragsende: 10 Jahre (zivilrechtlich)
- Pflegedokumentation: 30 Jahre (Beweispflicht)
- Bewerbungsunterlagen: max. 6 Monate
AV-Vertrag mit Software-Anbieter
Sobald du eine Cloud-Software wie myDispo nutzt, ist der Anbieter dein Auftragsverarbeiter. Du musst einen schriftlichen AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO) abschließen. myDispo bietet diesen standardisiert im Kunden-Portal – Klick zum Download und Unterschrift, fertig.
Betroffenenrechte – worauf musst du vorbereitet sein?
Klienten dürfen jederzeit:
- Auskunft über gespeicherte Daten verlangen (Art. 15)
- Berichtigung falscher Daten verlangen (Art. 16)
- Löschung verlangen, sofern keine Aufbewahrungspflicht greift (Art. 17)
- Eine Kopie aller Daten anfordern (Art. 20 – Datenportabilität)
Die Antwort muss binnen 1 Monat erfolgen, kostenlos. myDispo erzeugt die Auskunft auf einen Klick als PDF.
Was passiert bei einer Datenpanne?
Datenleck = Meldung an die Landes-Aufsichtsbehörde innerhalb 72 Stunden (Art. 33 DSGVO). Bei hohem Risiko zusätzlich Information der betroffenen Klienten (Art. 34). Vorlagen für beide Schreiben gehören in deinen Notfall-Ordner – fertig vorbereitet, bevor es passiert.
Was eine moderne Software können muss
- Hosting in Deutschland oder EU
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Klientenakte
- Rollenbasierte Berechtigungen mit Audit-Log
- Automatisches Löschen nach Fristablauf
- Standardisierter AV-Vertrag im Onboarding
- Auskunfts- und Lösch-Workflow per Klick
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