Richtig Rechnung stellen als Alltagshelfer – Pflichtangaben & Vorlage

Warum eine korrekte Rechnung Pflicht ist

Eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung kostet doppelt: Die Pflegekasse weist sie zurück (Zahlung verzögert sich um Wochen), und das Finanzamt erkennt sie beim Klienten nicht zum Vorsteuerabzug an. Schon ein fehlendes Pflichtfeld nach §14 UStG genügt.

Pflichtangaben nach §14 UStG

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers (Alltagshelfer)
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (Pflegekasse oder Klient)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung (z. B. „Stunden Alltagsbegleitung nach §53b SGB XI")
• Leistungszeitraum (Monat oder konkrete Termine)
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• Gesamtbetrag (brutto)

Umsatzsteuer: Befreit oder nicht?

Leistungen nach §45b und §53b SGB XI sind umsatzsteuerfrei nach §4 Nr. 16 UStG, wenn du landesrechtlich anerkannt bist. Auf der Rechnung muss dann ein klarer Hinweis stehen, z. B.:

„Umsatzsteuerbefreite Leistung nach §4 Nr. 16 UStG aufgrund landesrechtlicher Anerkennung nach §53b SGB XI."

Bei Kleinunternehmern nach §19 UStG (Umsatz < 22.000 €/Jahr) muss stattdessen der Hinweis „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG" erscheinen.

Direkt an die Pflegekasse oder an den Klienten?

Zwei Wege – die Wahl bestimmt deinen Aufwand und dein Risiko:

1. Direktabrechnung mit der Pflegekasse (empfohlen): Klient unterzeichnet eine Abtretungserklärung des §45b-Anspruchs. Du rechnest direkt mit der Kasse ab – per Papier oder per DTA nach §302 SGB V. Vorteil: Geld kommt zuverlässig, ohne dass der Klient in Vorleistung gehen muss.
2. Rechnung an den Klienten: Klient zahlt, reicht die Rechnung selbst bei der Pflegekasse ein und bekommt es erstattet. Riskanter – Klient könnte zahlungsunfähig oder vergesslich werden.

Leistungsnachweis als Anlage

Jede Rechnung an die Pflegekasse braucht den vom Klienten unterschriebenen Leistungsnachweis als Anlage. Ohne diesen: keine Zahlung. Digital signierte Nachweise (z. B. via myDispo) werden inzwischen von allen großen Pflegekassen akzeptiert – Papier ist nicht mehr Pflicht.

Häufige Fehler, die zur Rückweisung führen

• Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer
• Falsches IK der Pflegekasse (Empfänger-IK)
• Eigenes IK nicht angegeben
• Leistungszeitraum unklar (z. B. „Mai 2026" statt konkreter Tage)
• §45b-Stunden ohne unterschriebenen Leistungsnachweis
• Mehr Stunden abgerechnet als verfügbares Budget – Restbetrag wird komplett gestrichen, nicht teilweise gezahlt

Software statt Excel

Bei mehr als 3–5 Klienten lohnt sich eine Software, die Leistungsnachweis, Rechnung und DTA-Übermittlung in einem Schritt erledigt. Vorteile: Rechnungsnummern werden automatisch fortlaufend vergeben, Pflichtangaben sind voreingestellt, und Budget-Restwerte werden in Echtzeit berechnet, bevor du überziehst.